Kendala Emis 4.0 dan Solusi mengatasinya

1. Lupa Email Kepala Lembaga/Operator

Untuk point pertama ini, seharusnya tidak jadi masalah. Apabila, Operator Madrasah melakukan management file dengan baik. Namun terkadang karena kelalaian, ataupun kejadian lainnya menjadikan satuan pendidikan lupa password/email login.

Solusi dan saran :

Lakukan kordinasi dengan admin emis kab/kota
Email terdaftar untuk staff dan kepala lembaga seharusnya ada pada akun login kabko

2. Lupa Password

Untuk kasus Lupa Password, dapat melakukan prosedur ajuan lupa password. adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

Prosedur Lupa Password Emis 4.0

Masuk pada dashboard Emis 4.0
Klik Login pada bagian kanan atas dashboard
Klik tulisan Lupa Password pada bawah tombol Login
Lupa-Password-emis-4.0
Isikan alamat surel (email) login
Ceklis Chaptcha lalu klik selanjutnya
Masukkan email Apabila muncul peringatan ” Email anda Belum Terdaftar “, artinya email yang diinput salah
Apabila benar, maka sistem akan mengirimkan 6 digit Kode Verifikasi ke email tersebut.
Jangan tutup, laman lupa password. Buka email Anda
Masukkan kode verifikasi ke dalam kolom yang tersedia
Kode-verifikasi
Berikutnya, masukkkan password baru dan konfirmasi password
Klik simpan

3. Status Siswa ” – ” (tidak memiliki rombel)

Status siswa -

Dalam kasus ini, status siswa kosong dan tidak memiliki rombel. Adapun langkah yang harus dilakukan adalah Pastikan status siswa tersebut. Apakah siswa aktif, mutasi, atau alumni?

Pengecekan ini dapat dilakukan melalui menu detail siswa, lalu pilih pada tab Aktivitas Belajar. Setelah memastikan status siswa, selanjutnya ikuti prosedur di bawah ini, sesuai dengan status siswa saat ini.

Status siswa aktif tapi belum meiliki rombel

Buat sebuah ruangan baru, melalui menu Asset tetap > Ruang
Buat rombongan belajar (fiktif) baru untuk siswa dengan status rombel ” – “
Lakukan prosedur kenaikan/tinggal kelas
Cek kembali pada menu Daftar Siswa

Status siswa mutasi

Apabila diketemukan siswa yang belum dalam rombel adalah siswa mutasi. Maka langkah pengerjaannya adalah

Masukkan siswa tersebut ke dalam rombongan belajar terlebih dahulu. Sesuaikan dengan tingkat siswa saat ini. Agar saat di mutasi ke madrasah/sekolah lain, tidak terjadi kesalahan tingkat.
Lakukan Prosedur Mutasi siswa

Status Siswa Alumni

Buat sebuah ruangan baru, melalui menu Asset tetap > Ruang
Buat rombongan belajar (fiktif) baru untuk siswa dengan status rombel ” – ” untuk tahun pelajaran sebelumnya
Lakukan prosedur kelulusan
Lakukan persetujuan kelulusan melalui akun Kepala Lembaga
Cek kembali pada menu Daftar Siswa (seharusnya sudah tidak ada dan berpindah ke menu Alumni)

Prosedur Kelulusan Siswa

4. Siswa Salah Tingkat

Untuk kasus siswa salah tingkat, permasalahannya lebih kompleks. Hal terjadi bisa disebabkan karena beberapa hal, seperti :

Migrasi Tidak sempurna

Dalam beberapa kasus, ditemukan ada siswa yang tidak terangkut saat migrasi dari database emis lama ke baru. Termasuk pada permasalahan ini. Siswa terangkut, namun rombelnya salah.

Salah Pilih Tingkat

Human error, itu yang mungkin terjadi dalam problem ini. Saat operator input data, salah memilih tingkat sehingga mengakibatkan kekeliruan tingkat siswa.

Siswa Mutasi Tahun Lalu

Ada beberapa kendala yang mungkin terjadi pada emis sebelumnya. Sehingga terdapat beberapa siswa, yang seharusnya mutasi pada tahun lalu belum dimutasikan.

Sehingga, apabila siswa dimutasikan pada tahun pelajaran berikutnya, mengakibatkan kesalahan tingkat belajar siswa.

Siswa PPDB Tahun pelajaran sebelumnya belum diinput

Sama halnya dengan permasalahan sebelumnya. Ada juga beberapa temuan, siswa baru yang seharusnya masuk pada tahun pelajaran lalu, namun operator belum melakukan proses input.

Solusi dan Saran :

Untuk mengatasi problem siswa yang salah tingkat. Ada beberapa langkah yang mungkin bisa menjadi solusi.

Pertama, lakukan kordinasi dengan admin kabupaten/kota. Untuk menghindari kesalahan langkah yang mungkin terjadi.

Karena, bisa jadi kebijakan tiap kabupaten berbeda. Sehingga langkah awal yang mesti anda tempuh adalah selalu berkordinasi

Jika siswa salah tingkat sudah masuk dalam daftar siswa. Bisa menghubungi live agent dan mengisi form salah tingkat. Untuk estimasi proses, admin tidak bisa memastikan. Karena mungkin banyaknya kasus sama pada satuan pendidikan yang lain.
Apabila terjadi kasus siswa baru atau siswa mutasi tahun pelajaran sebelumnya belum terinput. Silahkan input atau tarik data siswa telebih dahulu (apabila bisa). Jika tidak maka, inventarisir terlebih dahulu daftar siswa yang belum masuk. dan laporkan kepada admin kab/kota.
Dan terakhir, infonya akan ada fitur ubah tingkat pada menu login kabupaten/kanwil. Jadi tunggu saja, dan kerjakan pekerjaan lain terlebih dahulu.

5. Siswa Baru Tidak Bisa Ditarik, Karena Masih Aktif Di sekolah Sebelumnya

Pertama, Saat akan melakukan tarik atau input data siswa baru. Dan terjadi masalah siswa masih aktif pada sekolah sebelumnya. Artinya, siswa belum diluluskan oleh operator pada jenjang sebelumnya. Anda bisa menghubungi dan melakukan kordinasi dengan operator sekolah/madrasahnya langsung untuk segera meluluskan

Kedua, hal ini bisa juga terjadi karena aliran data sinkronisasi belum sempurna. Yang mengakibatkan data siswa belum bisa ditarik.

6. Pilihan Tahun Tidak Muncul Saat akan Membuat Rombongan Belajar Baru

Jika kendala yang ditemui adalah pilihan tahun tidak muncul. Ini disebabkan karena, ada siswa yang belum dinaikkan atau diluluskan pada tahun ajaran sebelumnya.

Lakukan prosedur kenaikan kelas atau kelulusan.

Periksa kembali daftar siswa. Pastikan seluruhnya sudah dinaikkan atau diluluskan
Apabila ada siswa yang belum dinaikkan atau diluluskan pada tahun pelajaran sebelumnya. Lakukan prosedur kenaikkan kelas atau kelulusan.

7. Pilihan Ruangan Tidak Muncul Saat Membuat Rombel Baru

Ketika akan membuat rombel baru dan pilihan ruang/kelas tidak muncul. Silahkan ikuti langkah-langkah di bawah ini.

Periksa kembali seluruh data ruang. Masuk pada menu assets > ruang. Isi kelengkapan ruang, mulai dari gedung hingga kapasitas siswa. Pastikan jenis ruang adalah digunakan SEBAGAI RUANG KELAS UTAMA.
Kirim permintaan persetujuan perubahan ruanga. Lalu Approve melalui akun kepala lembaga.

Akhirnya, salam satu data. Semoga bermanfaat.